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Monserrat Cordero Parra
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Las cinco gerencias de la Caja Costarricense de Seguro Social y la Dirección del Plan de Innovación convocaron a diferentes unidades de la institución a participar en el proceso de inventario diferenciado de suministros y medicamentos.
La convocatoria se produce mientras la institución continúa enfrentando inconsistencias en los registros de inventarios y problemas de trazabilidad derivados de la implementación del sistema informático ERP-SAP. En el último año, diversos informes técnicos y financieros han advertido sobre esta situación.
Según indicaron las autoridades en la convocatoria del 23 de julio, se trata del primer inventario institucional realizado tras la implementación del ERP-SAP.
Las gerencias señalaron que implementarán actividades de acompañamiento que incluirán capacitaciones presenciales y virtuales, guías operativas, material audiovisual de apoyo y soporte funcional especializado por parte de la Dirección Plan de Innovación y las instancias técnicas competentes para garantizar la calidad y confiabilidad de la información obtenida.
“Una vez finalizado este proceso de inventario, los servicios que generen faltantes sobrantes, deberán justificar lo correspondiente a cada caso de manera apropiada”, señalaron.
La toma física del inventario se realizará entre el 3 y el 7 de setiembre en las subáreas de almacenamiento y distribución local, servicios de farmacia, farmacias administradas por terceros y centros de producción. En el caso del Área de Almacenamiento y Distribución (ALDI) el proceso se desarrollará del 1 al 31 de octubre.
Pérdida de trazabilidad en inventarios
La pérdida de trazabilidad en los inventarios de medicamentos ha sido un problema de no acabar en la institución desde que entró a funcionar el ERP-SAP. Días después de que empezó a operar, el gerente de Logística de la institución alertó sobre que esta situación había hecho que las farmacias tuvieran que empezar a operar “manualmente”.
El pasado 20 de abril, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud de la CCSS señaló en el oficio GM-DDSS-1218-2026 que la entrada en funcionamiento de este sistema no propició una interrupción del servicio, pero sí una alteración significativa de los procesos ordinarios de control, registro, trazabilidad, abastecimiento y rendición de cuentas.
En esa línea, la Dirección señaló que tras la implementación del ERP-SAP los pedidos de farmacia “no se realizaban en tiempo real, generando un desfase en la visibilidad de los inventarios”.
Por esta razón, los establecimientos debieron recurrir a “controles manuales, registros auxiliares en Excel y mecanismos alternos de despacho y seguimiento”, generando así un rezago en el registro de consumos y un debilitamiento temporal de la confiabilidad de la información.
También destacaron que “la continuidad en la prestación de los servicios farmacéuticos no fue consecuencia exclusiva de la estabilidad del sistema ERP-SAP, sino del esfuerzo operativo extraordinario asumido por los servicios de farmacia, que mediante controles compensatorios lograron mitigar el riesgo de interrupción del servicio y proteger el acceso oportuno de las personas usuarias a los medicamentos”. Esta unidad técnica acotó también que era “improcedente” decir que el proceso de estabilización de este sistema informático fue una “simple etapa de ajuste tecnológico sin consecuencias operativas relevantes”.
La Dirección señaló que en ese período se materializaron riesgos previamente advertidos por las instancias técnicas, tales como la pérdida temporal de visibilidad sobre inventarios, rezago en el registro de consumos, dependencia de registros manuales, limitaciones en la trazabilidad SAP-SIFA-SIGES, afectación en la programación de abastecimiento, sobrecarga del personal farmacéutico y debilitamiento temporal de la capacidad institucional para tomar decisiones oportunas basadas en datos confiables.
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